¿Qué se hace y cómo se organiza un WordCamp?

En el marco de este congreso se desarrollan ponencias (o charlas), talleres, mesas redondas, actividades de networking e incluso hay espacio para el ocio.

El evento tiene una duración de un dos de días (sábado y domingo en la mayoría de los casos), aunque el viernes suele haber un acto protocolario conocido como la “Cena de ponentes, sponsors y organizadores”.

Esta cena es una forma de agradecer a los ponentes el esfuerzo económico que realizan desplazándose hasta la localidad de la WordCamp y pernoctando en ella. Debemos tener en cuenta que no se les paga nada por participar (aunque se les regala la entrada, lógicamente).

Los organizadores y los voluntarios que tanto se esfuerzan antes, durante y después del evento, tampoco cobran nada por su trabajo.

Vale la pena señalar que, en todo el continente se realizan estos congresos y que Panamá es el único país que no tenía su propia comunidad y no realizaba dicho evento, hasta ahora.

El Lugar

Típicamente se escogen universidades como lugar central para este tipo de actividades ya que representan la mayoría del usuario común de esta plataforma: los estudiantes universitarios.  

Para las entidades que han apoyado estos eventos en otros países, ven en este congreso una oportunidad de llevar a cabo un evento internacional, sin el peso de la organización, con el apoyo completo del representante internacional de la marca y el trabajo de la comunidad y el ejército de voluntarios que la componen.

Así que, el lugar donde se lleva a cabo el evento, es lo más importante y el punto número uno para asegurar el éxito del congreso, por ponerlo de otro modo: sin asegurar el lugar idóneo, no hay evento.

Nuestra primera opción para llevar a cabo dicho evento es la Universidad Tecnológica de Panamá, porque nos representa a la mayoría de nosotros, nuestra tecnología y esfuerzo por mejorarnos cada día.

Las charlas y talleres

WordCamp consiste en rondas de charlas y talleres, separados en al menos 3 “tracks”, con la finalidad de contar con la mayor variedad de temas posibles y brindarles la opciones a los asistentes, de escoger el tema que más le guste.  La imagen siguiente le puede brindar un ejemplo:

Las charlas empiezan desde las 9am y hay un registro desde las 8am de cada día, aunque el primer día (sábado) los voluntarios están en el lugar desde mucho más temprano, preparándose para la llegada de los asistentes.

Los expositores

Dado que tendremos un gran programa que cubrir y con al menos 3 tracks principales, tenemos una gran tarea por delante y es la de procurar expositores de temas variados, reconocidos y presten su tiempo y conocimientos para este evento.  A ningún expositor, local o internacional se le paga o retribuye de forma económica, solo se les brinda entrada y una cena de agradecimiento.

Debemos cubrir un 80/20, donde el mayor porcentaje de expositores/oradores sean de Panamá.  Todas las charlas serán aprobadas por parte del comité organizador del evento.

Los patrocinadores

Tenemos la obligación de buscar fondos para realizar esta actividad, por lo cual tendremos patrocinadores, que nos ayudarán de manera financiera a solventar muchos gastos de la organización del evento.  Estos patrocinadores serán tanto internacionales como locales.  

¿Qué significa esto?

WordCamp Central tiene un acuerdo con grandes empresas para participar como patrocinadores de congresos a nivel mundial, así que contaremos desde ya con patrocinadores de la talla de Jetpack, WooCommerce, Bluehost, Liquid Web, GoDaddy, GreenGeeks  y DreamHost.  No todos participan presencialmente del evento.

De igual manera, buscaremos patrocinadores locales, para los cuales tenemos distintos niveles de patrocinio.  

Las entradas

¿Por qué se venden entradas?

Porque montar una WordCamp cuesta dinero: alquileres, equipos de audio y vídeo, conexiones a internet, catering, cena, almuerzos, cientos de metros cúbicos de café, regalos, limpieza y muchos detalles más.

La entrada le da derecho a los asistentes a:

• participar en más de una veintena de conferencias y talleres (en dos días), con opción de escoger entre más de 40 temas distintos.
• comer el sábado y domingo
• tomar varios cafés y almuerzos
• una camiseta de recuerdo
• un pequeño pack de bienvenida con tu acreditación, merchandising y algunos recuerdos.

Todo esto por un precio de (aprox) $10.00 por día.  La venta de boletos (tickets) para asistir a este evento, se llevará a cabo 100% en línea.